1つの行動で複数の目的が達成できるように考える
たとえば出張で初めての場所に行くとき、延泊もしくは前泊して観光旅行も兼ねた、という人もいると思います。あるいは通勤手段を電車から自転車に変えることで、「満員電車によるストレスの軽減、通勤手当がまるまる収入になる、そして運動不足解消」という3つの効用を得ているという人もいるでしょう。このように、1つの行動で複数の目的が達成できれば、より合理的です。そこで、「何かをする」「どこかに行く」「誰かと会う」ときは、その1回の行動で追加のメリットを得る方法はないかを考えるようにします。いわゆる「ついで」で、「ちょっとそこのコンビニに行ってくるけど、何か買うものある？」みたいなイメージです。
たとえば私の場合、自宅でトイレに入ったら必ず歯磨きをします。手を洗うのが1回で済みますし、歯磨きの回数をサボらず確保できるからです。外出するときは、同じ方向・同じエリアにある施設を思い出し、複数の用事を済ませられないか考えてから出かけます。
仕事では、たびたび海外に行きますが、必ず「現地の日本人不動産業者にアポイントを取って案内してもらう」を習慣にしています。事前にその国で不動産売買を手がけている日本人のブログやホームページを検索し、「不動産を買いたいから案内をお願いしたい」とアポイントのメールを送ります。
そして実際に不動産を購入した業者や、信頼できると判断した業者とは、後日、日本でジョイントセミナーを開くなどビジネスにつなげています。すると私には、「タダで現地を案内してもらえる」「セミナー収入になる」「物件が売れれば紹介手数料がもらえる」「本や講演のネタになる」という複数のメリットが発生します。
もちろんこれは私がセミナーを開催したり本を出版したりなど、情報発信できる機会や媒体を持っているということも大きいという側面はあるでしょう。とはいえ、「ただ遊びに行く」「ただ買い物する」それで終わり、ということを極力避け、自分が何かをやることに対して、常に追加メリットが生まれるように取り組むことを意識しています。
月曜日はアポイントを入れない
月曜日はほとんどの会社で会議が開かれると思います。特に大きな組織になると、他のビルにいる他部門の人、工場があれば現場の人たちも本社に集まってきます。そのため、他部門との調整や相談事がある場合は、このような日を使うのが便利です。しかし、月曜日に外出のアポイント入れてしまうと、せっかくの機会が活かせません。だから、月曜日はなるべく空白にしておくことです。逆に言えば、電話をかけて相手がつかまる可能性が高いので、自分が営業をかける立場、つまりアポイントを取るという目的には良いかもしれません。
もうひとつ、もし可能であれば、日曜日の夕方に少し会社に立ち寄って（あるいはメールを自宅でも受け取れるようにしてもらって）、メールの処理や日報など、月曜日にやるべき雑務を片づけておくことです。というのも、月曜日は上司からの指示や経営トップからの方針が発表されることもあるなど、その週の動き方を決める重要な日になるからです。
だから、月曜日は1週間の業務の組み立てができるように余裕を持っておきたい。その解決方法が、前日に少し片づけておくという発想です。「日曜日に仕事なんていやだよ」と感じるかもしれませんが、メールの処理や業務日報を書く程度なので、所要時間は2時間ほどでしょうか。私もサラリーマンのとき、日曜日でもオフィスに入れる会社だったので、日曜日の午後に会社に寄っていました。
移動の際は原則1人で行動する
生産性を高めるには、やはり1人になれる時間と空間が必要です。そのため、集中して取り組みたい仕事があるときは、たとえば空いている会社の会議室にこもる、朝早く出社する、可能ならカフェに行くなどによって、他人から話しかけられたり電話がかかってきたり、集中力を阻害する原因を回避することです。同じように有効な時間の使い方をするには、移動は1人ですることです。たとえば、上司や部下と一緒に取引先へ訪問するなどの場合。誰かと一緒だと、書類やメールを読んだりするのはなかなか難しいと思います。電車で1人分の空席があっても、自分だけ座るというのも抵抗があるでしょう。もし間が持たなければ、何か会話をしなければと気も使う。
そこで、会社を出るときは「ちょっと用事があるので先に出ます」と言って先に出て、訪問先からの帰りも「ちょっと銀行に寄ってから帰ります」などと別々の行動をとる。ただし、上司と一緒に訪問先から帰る場合、商談後なら今後の動き方に対するアドバイス、プレゼン後ならそのフィードバックをもらえるなど、貴重な学びの時間になることもあるので、その場合は一緒のほうが良いでしょう。
待ち合わせは1時間前に着いておく
私は外で待ち合わせるときは、なるべくホテルのロビーラウンジやカフェを指定し、1時間前に着いておくようにしています。これにはいくつかの効用があります。時間ギリギリに出ると、電車が送れる、渋滞に巻き込まれるといったリスクがあります。また、「あと○○分後には出ないといけない」と気にしながら過ごす1時間より、現地に行っての1時間のほうが、遅刻することがないので集中できます。もし出がけに電話がかかってきて出るのが遅れてしまうと、「間に合うか」とハラハラして、移動中も落ち着かずに何も手につきません。
しかし余裕を持って出ていれば、移動中に資料を読むということも可能です。さらに、10分ほど早く着いても何もできず、近所のコンビニで雑誌を立ち読みするかスマフォをいじることくらいしかできませんが、1時間というまとまった時間があればひと仕事は可能となり、コマ切れ時間を発生させなくて済みます。
仮に駅で待ち合わせ、相手先のビルの前で待ち合わせということになっても、近くのカフェを調べて先にそこへ行っておき、ギリギリに店を出るという方法を取っています。プライベートで外で待ち合わせるときは、書店をよく使います。これなら仮に相手が遅れても、本を読んでいれば気にならないからです。たまに駅の改札やデパートの入り口で、「遅い！」などとケンカをしているカップルを目にすることがありますが、書店であればこのようなこともありません。
外出の予定はまとめるか、分散させるか
外出はもっともこま切れの時間が発生しやすいと言えます。たとえば自宅から駅に移動する、駅で電車を待つ。電車に乗る。最寄り駅から訪問先まで移動する。そして帰りも同じく移動や待ち時間が発生するからです。もちろん、営業など外に出るのが仕事という人はやむを得ませんが、もし予定をコントロールできるなら、外出の日を特定の日にまとめてしまうという方法があります。すると週のうちにまったく外出しなくていい日が生まれ、「今日は何時にあそこに行かないといけない」というプレッシャーもなくなり、自分の仕事に専念できます。
逆の発想もありで、1日中集中し続けることはできないのだから、集中力が切れたころに外出の予定を入れることで、仕事と気分転換の両立を狙うという方法もあります。たとえば午前中に重要な仕事を充て、集中力がなくなる午後に外出の予定を組む、というものです。
この場合、どうせ集中できないのだから、こま切れ時間が発生してもぼーっとしていればよいと割り切ることができます。どちらが向いているかは人それぞれですが、自分の生産性が最高になる組み立てになれば、どちらもアリだと思います。
(文:午堂 登紀雄（マネーガイド）)
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